1000명 대형단체 프로젝트

1000명 규모의 행사는 대형 프로젝트입니다.
이 정도 규모에서는 단순한 여행이 아닌 이벤트 기획 수준의 체계적인 준비가 필요합니다.
출발 전부터 체크해야 할 사항을 6단계로 나눠 정리

 

✅ 1. 전체 일정·예산·목적 확정 (행사 최소 3~4개월 전)

항목설명

🔹 행사 목적	워크숍, 체육대회, 친목행사, 포상, 교육 등 명확히 설정
🔹 날짜 및 기간	피크 시즌 피해서 예약 경쟁 줄이기
🔹 예산	총 예산 / 1인당 단가 설정 → 프로그램, 교통, 숙소 수준 결정

 

✅ 2. 조직 체계 구성 (행사 3개월 전)

항목설명

🔹 총괄팀	전체 일정 기획, 예산 관리
🔹 운영팀	조장 교육, 현장 관리, 인원 배정 등 실무 담당
🔹 지원팀	의료, 간식, 진행물품, 비상 상황 대처
🔹 진행MC/레크리에이션팀 (필요 시)	분위기 조성 및 현장 진행자

 

👉 1000명은 약 40~50개 조로 나눔 (1조당 약 20~30명)

 

 

✅ 3. 예약 사항 확정 (2~2.5개월 전)

항목설명

🚍 이동수단	전세버스 25~30대 필요, 탑승지별 나눠 배치
🏨 숙소	단일 장소 불가 시 지역별로 분산 예약 (호텔, 리조트, 펜션 등)
🍽️ 식사처	단체 식사 가능 식당 or 케이터링 계약
📍 행사 장소	대형 강당, 체육관, 야외 광장 등 확보 필요
🎤 장비 대여	음향, 무대, 조명, 이동형 스피커 등 준비

 

✅ 4. 인원배정·조직정비 (1.5개월 전)

항목설명

👥 조 편성	조장 임명 (40~50명), 조원 명단 확정 및 인쇄
📋 조장 교육	역할 안내서 배포 + 온라인 또는 오프라인 사전 교육 진행
📞 비상 연락망 정비	참가자, 조장, 본부팀, 기사 연락처 한눈에 볼 수 있게 정리

 

✅ 5. 물품 및 안내자료 준비 (행사 2~3주 전)

항목설명

📄 일정표/유인물 인쇄	전체 일정표, 프로그램 가이드, 식사장소, 주의사항 등
🛍️ 참가자 키트 제작	명찰, 물, 간식, 행사 티셔츠, 방수백 등 패키지 구성
🚑 비상 키트 준비	응급약, 우비, 마스크, 체온계, 구급함 등
📦 물품 배분표 작성	버스별/조별로 배부할 물품 정리

 

✅ 6. 출발 1주일 전부터 당일 아침까지 체크리스트

시기내용

🔔 행사 3~5일 전	단체 문자 발송 (탑승 시간, 장소, 준비물 등 안내)
🧾 출발 전날	인원, 차량, 식사, 물품 체크리스트 최종 점검
🕘 행사 당일	탑승지별 스텝 배치 → 인원 확인 후 탑승, 조장 통해 명단 확인

 

🎯 보너스: 이런 도구 활용하면 좋아요

• Google 스프레드시트: 인원·조편성·예산 등 실시간 공유
• 카카오톡 오픈채팅 or 단체 채팅방: 조별 소통용
• QR 체크인 시스템: 1000명 이상 행사에서 현장 출석 체크 시간 절약 가능